Impayés : Le guide complet pour les entrepreneurs

Séverine
11 oct.
4 min de lecture

L'impayé fait partie des risques du métier, mais il ne doit pas mettre votre trésorerie en péril. Que vous soyez secrétaire indépendante, consultant ou chef d'entreprise, savoir réagir vite et efficacement est crucial.

Voici le processus légal et les meilleures pratiques pour récupérer vos fonds.

Étape 1 : prévention et relance amiable (la courtoisie avant tout)

Avant de penser aux procédures judiciaires, l'objectif est de récupérer l'argent sans créer de conflit. 90 % des impayés se règlent à cette étape.

1. Le rappel courtois (entre J+1 à J+7 après l'échéance)

Souvent, l'oubli est la seule cause de l'impayé. Votre première action doit être une simple notification.

Format : email ou appel téléphonique.
Contenu : rappelez simplement que la facture [référence facture] d'un montant de [montant] est arrivée à échéance le [date]. Demandez poliment une confirmation de réception et la date prévue de paiement.
Ton : toujours courtois et présumer de la bonne foi de votre client.

2. La première relance formelle (entre J+7 à J+15)

Si le paiement n'est toujours pas arrivé, la relance devient plus structurée.

Format : email formel, en insérant un PDF de la facture en pièce jointe.
Contenu : mentionnez que, malgré votre premier rappel, la facture reste impayée. Rappelez vos conditions de paiement (par exemple : "Paiement à 30 jours").
Indemnité de retard : c'est le moment d'informer votre client qu'en cas de non-paiement, des pénalités de retard seront appliquées (taux légal + 40€ pour les frais de recouvrement pour les professionnels).

3. L'ultime relance avant l'étape juridique (entre J+15 à J+30)

Cette troisième relance sert de dernier avertissement avant d'engager la procédure de Mise en Demeure, signifiant une approche plus ferme mais toujours amiable.

Format : email ou appel téléphonique (avec prise de notes de la conversation).
Contenu : indiquez clairement que vous avez épuisé les options de relance courtoises. Annoncez sans ambiguïté que, sans paiement sous X jours (par exemple : 7 jours), vous serez contraint(e) de passer à l'étape de la Mise en Demeure, avec les frais et conséquences que cela implique.
Objectif : obtenir une date de paiement ferme ou une explication.

A noter que certains logiciels de facturation propose l'envoie automatique des relances.

Étape 2 : la Mise en Demeure (l'étape obligatoire avant la justice)

Si, malgré les relances amiables, vous n'avez pas de nouvelles ou si les promesses de paiement ne sont pas tenues, vous devez passer à la Mise en Demeure. C'est un acte juridique fondamental.

1. Qu'est-ce que la Mise en Demeure ?

La Mise en Demeure est une lettre formelle qui constitue la preuve légale que vous avez sommé votre débiteur de payer.

Format : courrier recommandé avec accusé de réception (AR).
Contenu obligatoire :
- La mention explicite "Mise en Demeure".
- Le délai imparti pour le paiement (généralement 8 ou 15 jours).
- Le montant total dû (principal + pénalités de retard).
- La mention que, passé ce délai, vous engagerez des poursuites judiciaires.
- La date et votre signature.

2. Le rôle du titre exécutoire

La Mise en Demeure est essentielle, car elle marque officiellement le point de départ de la procédure. Sans cette preuve formelle, un juge ne pourra pas statuer en votre faveur.

Étape 3 : les procédures de recouvrement judiciaire

Si la Mise en Demeure reste sans effet, vous devez choisir une procédure pour obtenir un titre exécutoire (une décision de justice qui vous autorise à saisir les biens ou les comptes du débiteur).

1. L'Injonction de Payer (la plus rapide et la moins coûteuse)

Principe : vous déposez une requête simplifiée auprès du greffe du Tribunal de Commerce (pour les factures entre professionnels) ou du Tribunal judiciaire (pour les factures avec des particuliers). Cela peut être fait simplement en ligne.
Avantages : c'est une procédure peu coûteuse, ne nécessitant pas d'avocat.
Déroulement : le juge examine les documents et émet une ordonnance d'injonction de payer. Vous devez ensuite faire signifier cette ordonnance par un commissaire de justice (anciennement huissier) au débiteur. Si le débiteur ne fait pas opposition dans le mois, l'ordonnance devient un titre exécutoire.

2. Le Référé-Provision (si la dette n'est pas contestée)

Principe : c'est une procédure rapide (urgence) devant le juge. Elle est utilisée lorsque la dette est considérée comme non sérieusement contestable.
Avantage : très rapide. Le juge peut ordonner le paiement immédiat des sommes dues à titre de provision.

3. L'Assignation en Paiement (procédure classique)

Principe : si la dette est contestée ou si les montants sont très élevés, il faut engager une procédure de fond plus classique.
Avantage/Inconvénient : c'est la procédure la plus longue et la plus coûteuse (nécessitant souvent un avocat), mais elle permet d'obtenir une décision définitive même en cas de contestation.

Étape 4 : le rôle du Commissaire de Justice (Huissier)

Une fois que vous détenez un titre exécutoire (obtenu via l'Injonction de Payer, Référé, etc.), vous faites appel à un commissaire de justice (huissier).

Son rôle : Il est le seul habilité à procéder à l'exécution forcée du paiement. Il peut faire des saisies (sur compte bancaire, sur salaire, sur biens matériels) pour récupérer la somme due.

Le secret de la prévention : avoir des CGV béton !

La meilleure façon de gérer les impayés est de les éviter.

Conditions Générales de Vente (CGV) : elles doivent être signées ou acceptées par votre client. Elles doivent IMPÉRATIVEMENT mentionner :
- Le délai de paiement.
- Le taux des pénalités de retard applicables.
- Le montant forfaitaire de l'indemnité pour frais de recouvrement (40€).
Acompte : demandez un acompte (20 à 30 %) avant de commencer toute prestation. C'est un excellent gage de sérieux et cela sécurise une partie du paiement.
Vérification de la solvabilité : pour les nouveaux clients, n'hésitez pas à vérifier leur solvabilité via des sites comme Infogreffe ou des bilans publics si ce sont de grosses structures.