Les frais de débours : tout comprendre pour bien les gérer

Les frais professionnels sont une réalité pour de nombreux entrepreneurs. Parmi eux, une catégorie spécifique, celle des débours, mérite une attention particulière. Souvent confondus avec de simples "frais refacturés", les débours obéissent à des règles précises qui peuvent avoir un impact significatif sur votre TVA, vos charges sociales et votre chiffre d'affaires.

Comprendre les débours est essentiel pour optimiser votre gestion et assurer la conformité fiscale de votre entreprise. Les Bee Assistantes vous éclairent sur ce concept.

1. Qu'est-ce qu'un débours ? Définition et distinction

Un débours est une somme d'argent que vous, en tant que professionnel, avancez pour le compte de votre client. La caractéristique fondamentale du débours est que la dépense est supportée in fine par le client et que la facture originale du fournisseur est établie au nom de ce dernier.

En d'autres termes, vous n'êtes qu'un intermédiaire. Vous réglez une dépense, non pas pour votre propre activité, mais pour le besoin spécifique de votre client et à sa place.

Débours vs. Frais refacturés vs. Frais professionnels

Il est crucial de bien distinguer les débours des autres types de frais :

• Les débours : la facture est au nom du client. Vous ne réalisez aucune marge dessus. Ces sommes ne sont pas intégrées à votre chiffre d'affaires.

• Les frais refacturés : ce sont des frais que vous avez engagés pour votre propre activité, mais que vous choisissez de répercuter sur votre client (ex: frais de déplacement, fournitures spécifiques). La facture originale est à votre nom. Ces frais sont intégrés à votre chiffre d'affaires, et donc soumis à TVA (si vous y êtes assujetti) et aux cotisations sociales/impôt. Vous pouvez déduire la TVA sur ces frais si vous êtes assujetti.

• Les frais professionnels : ce sont toutes les dépenses que vous engagez pour l'exercice de votre propre activité et qui ne sont pas refacturées à un client (ex: loyer de votre bureau, forfait téléphonique, matériel informatique). Ils ne sont pas liés à une prestation spécifique pour un client en particulier.

2. Dans quels cas appliquer les frais de débours ?

Les débours sont fréquents dans les professions qui engagent des dépenses directement liées à la réalisation d'une mission pour leur client, sans que ces dépenses fassent partie intégrante de leur propre service.

Exemples courants :

• Avocats, huissiers, notaires : frais de greffe, timbres fiscaux, droits d'enregistrement, frais d'expertises, etc.

• Agences de communication, webdesign : achats de noms de domaine, d'abonnements à des hébergements web, de licences logicielles, de crédits photos, d'espaces publicitaires, d'impressions, si ces éléments sont achetés spécifiquement au nom du client final.

• Architectes, décorateurs : frais de permis de construire payés au nom du client, achat de plans spécifiques, etc.

• Consultants : frais de déplacement (billets de train, d'avion, nuits d'hôtel) si vous les achetez directement au nom du client pour un projet précis.

• Artisans : achat de matériaux spécifiques pour un chantier si la facture est émise au nom du client final.

• Secrétaires indépendantes : frais d'envoi, achat de petites fournitures de bureau.

La condition sine qua non : la facture du fournisseur doit pouvoir être établie au nom de votre client.

3. Pourquoi recourir aux débours ? Les avantages clés

L'utilisation correcte des débours présente des avantages fiscaux et administratifs significatifs pour le professionnel et une plus grande transparence pour le client.

Pour le professionnel (votre entreprise) :

• Non soumis à la TVA : les sommes correspondant aux débours ne sont pas considérées comme des éléments de votre chiffre d'affaires et ne sont donc pas soumises à la TVA de votre prestation. C'est un avantage majeur si vous êtes assujetti à la TVA, car cela ne gonfle pas votre TVA collectée.

• Non intégrés au chiffre d'affaires (CA) : les débours ne sont pas inclus dans votre CA. Cela signifie qu'ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales (URSSAF) ni à l'impôt sur le revenu (IR) pour les micro-entrepreneurs. Pour une micro-entreprise, c'est crucial, car cela ne risque pas de vous faire dépasser les plafonds de CA et de vous faire sortir du régime simplifié.

• Simplification comptable : les débours ne transitent pas par votre compte de résultat (ils ne sont ni une recette, ni une charge pour votre entreprise). Ils sont simplement enregistrés comme un remboursement d'avance, ce qui simplifie votre tenue comptable.

• Transparence : vous agissez en toute transparence, le client ayant connaissance du coût exact du bien ou service acheté en son nom.

Pour le client :

• Transparence totale : le client voit clairement le coût réel des éléments avancés pour son compte, grâce aux justificatifs originaux que vous lui fournissez.

• Récupération de TVA facilitée : puisque la facture du fournisseur est établie directement au nom du client, celui-ci peut directement récupérer la TVA sur ces débours, s'il est lui-même assujetti à la TVA. Cela simplifie sa propre comptabilité et sa gestion de la TVA.

4. Comment gérer et facturer les débours ?

Pour qu'une dépense soit qualifiée de débours et bénéficie de ce régime fiscal avantageux, des règles strictes doivent être respectées.

Conditions impératives :

1. Achat au nom et pour le compte du client : vous devez pouvoir prouver que l'achat a été fait expressément pour ce client, dans le cadre de sa mission.

2. Facture établie au nom du client : c'est la règle d'or. Le document justificatif (facture du fournisseur, ticket de caisse détaillé) doit impérativement être au nom de votre client. Si la facture est à votre nom, ce ne sont pas des débours, mais des frais refacturés.

3. Absence de marge : vous ne devez réaliser aucune marge sur les débours.

4. Justificatifs originaux : vous devez remettre les justificatifs originaux des dépenses à votre client.

5. Mention distincte sur la facture : les débours doivent apparaître de manière séparée sur la facture que vous adressez à votre client.

Sur la facture du professionnel :

La manière de présenter les débours sur votre facture est très importante :

• Séparer les débours de votre prestation : listez votre prestation de service (avec son montant HT, son taux de TVA et son montant TTC si vous y êtes assujetti).

• Ajouter une section "Débours" : dans une section distincte (souvent à la fin de la facture, avant le total général), listez chaque débours avec sa date, sa nature et son montant exact (HT ou TTC selon ce qui est indiqué sur le justificatif fournisseur).

• Total des débours : faites un sous-total pour les débours.

• Total à payer : le montant total que votre client doit vous régler sera la somme de votre prestation (TTC si assujetti) ET du total des débours.

Exemple de présentation simplifiée sur une facture :

• Prestation de conseil : 1 000 € HT

• TVA (20%) : 200 €

• Total prestation : 1 200 € TTC

• Frais de débours :

  • Enregistrement nom de domaine (Facture fournisseur X du 01/01/N au nom de M. CLIENT) : 15 €

  • Achat licence logicielle (Facture fournisseur Y du 05/01/N au nom de M. CLIENT) : 50 €

• Total débours : 65 €

• NET À PAYER : 1 265 € (1 200 € + 65 €)

Le CA a déclaré sera de 1 200 €

Conclusion

Les frais de débours sont un mécanisme juridique et fiscal précieux pour les professionnels. Bien gérés, ils permettent d'éviter un gonflement artificiel de votre chiffre d'affaires, de ne pas collecter de TVA sur des sommes qui ne vous appartiennent pas, et d'offrir une transparence maximale à vos clients. La clé réside dans la rigueur : assurez-vous toujours que la facture du fournisseur est établie au nom de votre client et que vous ne réalisez aucune marge sur ces sommes. En cas de doute, n'hésitez pas à consulter votre expert-comptable.

Sources : impots.gouv.fr, service-public.fr, Code Général des Impôts (CGI)