Déclaration de TVA : le guide pas à pas pour les professionnels (formulaires CA3 & CA12)

Félicitations, vous êtes désormais assujetti à la TVA ! Cela signifie que vous collectez cette taxe pour l'État, mais aussi que vous pouvez récupérer celle que vous payez sur vos achats professionnels. La déclaration de TVA est une obligation régulière qui peut sembler complexe au premier abord. Ce guide vous aidera à comprendre les étapes clés pour remplir correctement votre déclaration et gérer la TVA de votre entreprise.

1. Qui est concerné et pourquoi déclarer la TVA ?

La déclaration de TVA concerne toute entreprise qui n'est plus sous le régime de la franchise en base de TVA. C'est le cas si :

• Votre chiffre d'affaires a dépassé les seuils de la franchise en base de TVA (expliqués dans nos articles précédents).

• Vous avez opté volontairement pour l'assujettissement à la TVA.

L'objectif de la déclaration : il s'agit de calculer la différence entre la TVA que vous avez collectée auprès de vos clients (TVA collectée) et celle que vous avez payée à vos fournisseurs (TVA déductible). Selon le solde, vous devrez reverser de la TVA à l'État ou vous bénéficierez d'un crédit de TVA.

2. Les prérequis avant de déclarer

Avant de vous lancer dans votre première déclaration, assurez-vous d'avoir ces éléments à portée de main et ces concepts clairs :

• Votre numéro de TVA intracommunautaire : il est indispensable et doit figurer sur toutes vos factures. Vous l'obtenez auprès de votre Service des Impôts des Entreprises (SIE).

• La distinction TVA collectée vs. TVA déductible :

  • TVA collectée : c'est la TVA que vous facturez à vos clients. Elle est ajoutée à vos prix HT pour donner des prix TTC. Vous devez la reverser à l'État.

  • TVA déductible : c'est la TVA que vous payez sur vos achats professionnels (matières premières, fournitures de bureau, services, immobilisations...). Vous pouvez la récupérer auprès de l'État, sous certaines conditions.

• Une comptabilité adaptée : vous devez enregistrer précisément toutes vos recettes (avec la TVA collectée) et toutes vos dépenses (avec la TVA déductible). Un logiciel de facturation et/ou de comptabilité est fortement recommandé.

• Vos factures : conservez précieusement toutes vos factures de ventes (clients) et d'achats (fournisseurs) pour justifier les montants déclarés.

3. Choisir son régime de déclaration de TVA (CA3 ou CA12)

Le formulaire et la fréquence de votre déclaration de TVA dépendent de votre régime. En tant qu'ancien micro-entrepreneur, vous serez le plus souvent sous le régime réel simplifié ou, si votre CA est très important, sous le régime réel normal.

• A. Le régime réel normal (formulaire CA3)

  • Qui est concerné ? Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel HT dépasse certains seuils ou celles qui optent pour ce régime.

  • Fréquence : la déclaration est mensuelle. Si le montant de la TVA due annuellement est inférieur à 4 000 €, vous pouvez opter pour une déclaration trimestrielle.

  • Avantage : permet une gestion plus fine de votre trésorerie, car vous déclarez et payez la TVA plus souvent, en phase avec vos encaissements et décaissements.

• B. Le régime réel simplifié (Formulaire CA12)

  • Qui est concerné ? Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel HT est inférieur aux seuils du régime réel normal (par exemple, entre 37 500 € et 254 000 € pour les services). C'est le régime par défaut pour la plupart des anciens micro-entrepreneurs.

  • Fréquence : la déclaration est annuelle. Elle est déposée au plus tard le 2ème jour ouvré après le 1er mai.

  • Acomptes : vous devez verser deux acomptes semestriels (en juillet et décembre) basés sur la TVA due l'année précédente.

  • Avantage : moins de déclarations à faire dans l'année, ce qui allège la charge administrative.

Comment savoir quel régime s'applique ? C'est votre SIE (Service des Impôts des Entreprises) qui vous confirmera votre régime de TVA après votre demande d'assujettissement. Vous pouvez également le retrouver sur votre espace professionnel impots.gouv.fr.

4. Le guide pas à pas de la déclaration de TVA en ligne

La déclaration de TVA se fait obligatoirement en ligne, via votre espace professionnel sur le site des impôts.

Étape 1 : connexion à votre espace professionnel

1. Rendez-vous sur impots.gouv.fr.

2. Cliquez sur "Votre espace professionnel" en haut à droite.

3. Connectez-vous avec vos identifiants (SIREN/email et mot de passe).

Étape 2 : accéder au service de déclaration de TVA

1. Dans votre espace, recherchez la rubrique "Déclarer" ou "Déclarer TVA".

2. Sélectionnez le formulaire correspondant à votre régime :

   • Formulaire CA3 pour le régime réel normal (déclaration mensuelle/trimestrielle).

   • Formulaire CA12 pour le régime réel simplifié (déclaration annuelle).

Étape 3 : remplir le formulaire (exemple basé sur le CA3, le CA12 ayant des logiques similaires)

Le formulaire CA3 comporte plusieurs rubriques et lignes. Voici les principales à comprendre :

• Cadre A : TVA collectée (Opérations imposables)

  • Ligne 01 "Ventes, prestations de services" : Reportez ici votre chiffre d'affaires HT soumis à la TVA.

  • Ligne 03, 04, 05... : Pour chaque taux de TVA (20%, 10%, 5.5%...), indiquez le montant de la TVA collectée correspondante. La somme de ces lignes donne la TVA collectée totale.

  • Attention : Ne confondez pas le CA HT et la TVA collectée !

• Cadre B : TVA déductible (Opérations non imposables ou ou exonérées)

  • Ligne 19 "Acquisitions intracommunautaires" : Si vous avez acheté des biens ou services auprès de fournisseurs situés dans l'Union Européenne.

  • Ligne 20 "Autres opérations imposables" : Pour les autres types d'opérations spécifiques.

• Cadre C : Calcul de la TVA due ou du crédit

  • Ligne 21 "TVA brute" : C'est la somme de toute la TVA que vous avez collectée.

  • Ligne 22 "TVA déductible sur autres biens et services" : Le montant total de la TVA que vous avez payée sur vos achats courants (fournitures, loyers, services...).

  • Ligne 23 "TVA déductible sur immobilisations" : Le montant total de la TVA que vous avez payée sur vos investissements (matériel, véhicules...).

  • Ligne 25 "Crédit de TVA à reporter" : Si lors de la déclaration précédente, vous aviez un crédit de TVA, il est reporté ici pour diminuer la TVA due ce mois-ci.

  • Ligne 28 "Total de la TVA due ou Crédit à reporter" : C'est le résultat de votre calcul :

    • Si positif : c'est le montant que vous devez payer.

    • Si négatif : c'est un crédit de TVA qui sera reporté sur la prochaine déclaration ou que vous pourrez demander à vous faire rembourser.

• Cadre D : Paiement

  • Indiquez le montant à payer (ligne 28 si positif).

  • Le paiement se fait par prélèvement bancaire sur le compte professionnel que vous avez lié à votre espace impôts.

Pour les secrétaires indépendantes, par exemple, il s'agit de prestation de service, donc, nous remplissons :

• notre CA HT en case A1,

• puis à nouveau en case 08

• et enfin, on déduit nos achats en mettant le montant de la TVA à déduire en case 20 (attention, pas le montant payé TTC, juste la TVA, si vous avez 120 € d'achats dont 20€ de TVA, vous indiquez 20€).

Sauf cas particulier, c'est tout ce que nous avons à remplir.

Étape 4 : Vérification et validation

1. Relisez attentivement tous les chiffres reportés. Une erreur peut entraîner des pénalités.

2. Assurez-vous d'avoir tous les justificatifs (factures) correspondant aux montants déclarés.

3. Validez votre déclaration.

4. Télécharger et conserver : votre déclaration, puis l'accusé de réception et enfin le paiement qu'il ne faut pas oublier de faire et valider (comme pour l'URSSAF).

5. Points d'attention et erreurs à éviter

• Respectez les échéances : les dates limites de dépôt varient selon votre régime (mensuel, trimestriel, annuel) et votre numéro de département. Un retard peut entraîner des pénalités.

• Gestion du crédit de TVA : si vous avez un crédit de TVA important, vous pouvez demander son remboursement (sous certaines conditions et délais) ou le reporter sur les déclarations suivantes pour diminuer votre TVA à payer.

• Précision des données : la TVA est un domaine où la rigueur est primordiale. Des erreurs ou des oublis peuvent entraîner des redressements fiscaux.

• TVA sur les débits ou sur les encaissements ? Par défaut, pour les prestations de services, la TVA est due au moment de l'encaissement. Pour les ventes de biens, c'est au moment de la livraison (sur les débits). Vous pouvez opter pour la TVA sur les débits pour les services.

• Le rôle de l'expert-comptable : pour votre première déclaration, ou si votre activité est complexe, l'accompagnement d'un expert-comptable est fortement recommandé. Il garantira l'exactitude de vos déclarations et pourra vous conseiller sur l'optimisation de votre TVA.

Astuce : pour ne pas oublier de faire la déclaration, le plus simple est d'opter pour la déclaration mensuelle, tout comme pour l'URSSAF et de si vous faites vos factures client en début de mois, vous faites tout en même temps.

Conclusion

La déclaration de TVA est une nouvelle facette de la gestion de votre entreprise. Au début, cela peut demander un effort d'apprentissage, mais avec de la rigueur et, si besoin, l'aide d'un professionnel, cette démarche deviendra une routine. C'est le signe que votre activité est en croissance et que vous franchissez de nouvelles étapes de professionnalisation !

Sources : impots.gouv.fr, service-public.fr, URSSAF.fr